FAQ zur Fach­handels-Zertifi­zierung

Was bedeutet "standort­bezogene Zertifizierung"?

Große Fachhandelsunternehmen betreiben oftmals mehrere Niederlassungen in verschiedenen Städten. Eine gemeinsame Nutzung von Personal und Serviceleistungen ist dadurch nur bedingt möglich. Auch wenn viele Prozesse zentral organisiert sind, präsentieren sich die Niederlassungen in der Ausstellungsfläche sehr unterschiedlich. Deshalb werden die einzelnen Standorte getrennt voneinander zertifiziert. Für jeden Standort ist ein eigener Antrag notwendig.

Was kostet die Zertifizierung eines zweiten oder dritten Standorts?

Beantragt ein Unternehmen gleichzeitig die Zertifizierung mehrerer Standorte, beträgt die Prüfgebühr ab dem zweiten Standort in der Regel 700 € zzgl. MwSt.. Vor Beginn der Prüfung wird ein Gesamtpreis vereinbart.

Müssen alle Standorte zertifiziert werden?

Nein. Es ist möglich, nur einen von mehreren Standorten zertifizieren zu lassen. Dieser wird auf dem Quality Office Zertifikat angegeben. Die Verwendung des Quality Office Zeichens "certified" ist nur für den zertifizierten Standort zulässig. Dies ist insbesondere bei der Darstellung der verbundenen Unternehmen auf einer gemeinsamen Website zu beachten

Müssen alle in der Selbstauskunft aufgeführten Möglichkeiten zur Themen- und Produkt­präsentation angeboten werden?

Nicht grundsätzlich. Voraussetzung für die Zertifizierung ist, dass der Antragsteller seinen Kunden gute Arbeitsplatz- und Raumgestaltung zum Anfassen präsentieren kann. Wenn die eigene Ausstellung dafür geeignet ist, reicht dies für eine Zertifizierung aus. Sonst muss der Antragsteller nachweisen, dass Referenzobjekte oder Hersteller-Showrooms mit guten Lösungen in angemessener Entfernung besucht werden können.

Warum soll der Antragsteller eine eigene Ausstellung oder für den Kunden zugängliche eigene Arbeitsplätze nachweisen?

Die Gestaltungsmöglichkeiten sind bei der eigenen Ausstellungsfläche und den eigenen Arbeitsplätzen größer als bei fremden Räumen. Außerdem dient es der Glaubwürdigkeit des Fachhandels, wenn Kunden sehen können, wie die eigenen Arbeitsplätze eingerichtet worden sind.

Warum müssen mindestens zwei Mitarbeiter eine gültige Zertifizierung als Quality Office Consultant haben?

Grundsätzlich gilt: 50% aller Mitarbeiter mit verantwortlichem Kundenkontakt, mindestens aber zwei Personen, müssen Quality Office Consultants sein. Die Mindestzahl wurde angesetzt um auch bei kleinen Unternehmen eine ständige Präsenz zertifizierter Berater zu erreichen.

Kann der Zertifizierungs-Antrag schon gestellt werden, wenn noch nicht genügend Quality Office Fachberater vorhanden sind?

Ja, nach Abstimmung mit der Geschäftsstelle. Erforderlich ist dann der Nachweis der geplanten Ausbildungsmaßnahmen mit Nennung der Personen und dem Prüfungsdatum. Die Ausstellung des Fachhandels-Zertifikats erfolgt dann vorerst kürzer befristet. Sobald die fehlenden Unterlagen nachgereicht wurden, wird ein für drei Jahre gültiges Zertifikat vergeben.

Wie lange dauert die Bearbeitung des Zertifizierungs-Antrags?

In der Regel wird der Antrag innerhalb von vier Wochen begutachtet. Dann schließt sich die Zeitspanne bis zum Vor-Ort-Termin an, bei dem beide Prüfer das Unternehmen besichtigen. Danach dauert es ca. drei Wochen, bis das Qualitätsforum Büroeinrichtungen über die Empfehlung der Prüfer entschieden hat. Somit kann der Antragsteller ungefähr nach drei Monaten mit der Ausstellung des Zertifikats rechnen.

Worauf legen die Prüfer des Antrags besonderen Wert?

Mit der Checkliste im Antrag soll die Vollständigkeit der Unterlagen geprüft werden. Nicht vollständige Anträge mit fehlenden Unterlagen werden abgelehnt. Für die sorgfältige Gestaltung des Antrags werden Bonuspunkte vergeben.

Wie funktioniert die Verlängerung der Zertifikate nach drei Jahren und was kostet sie?

Es gibt ein vereinfachtes Verfahren. Mit einem verkürzten Fragebogen werden Veränderungen im Unternehmen insbesondere beim Personal und bei der Ausstellung abgefragt. Ein erneuter Besuch der Prüfer ist in der Regel nicht vorgesehen. Die Kosten für die Verlängerung um weitere drei Jahre betragen 350 € zzgl. MwSt.