FAQ zur Fachhandelszertifizierung

Diese Fragen wurden im Zusammenhang mit den ersten Zertifizierungsanträgen gestellt:

Was bedeutet "standortbezogene Zertifizierung"?

Einige große Fachhandelsunternehmen betreiben mehrere Standorte, die räumlich so weit auseinander liegen, dass eine gemeinsame Nutzung von Facilitäten nicht möglich ist. Aussagen über die Leistungsfähigkeit einer Niederlassung können dann nicht oder nur sehr eingeschränkt auf andere Niederlassungen übertragen werden. In diesen Fällen müssen die einzelnen Standorte getrennt voneinander zertifiziert werden. Wenn die Standorte dagegen räumlich so nahe liegen, dass ohnehin ein permanenter Austausch bzw. eine gemeinsame Leistungserbringung erfolgt, ist eine gebündelte Zertifizierung möglich.

Was kostet die Zertifizierung eines zweiten oder dritten Standorts?

Werden mehrere Anträge gleichzeitig gestellt, erfolgt die Berechnung aufwandbezogen. Die Nennung eines einheitlichen Preises ist daher nicht möglich. Der Antragsteller erhält nach Eingang der Unterlagen – vor Beginn der Prüfung – ein individuelles Angebot.

Müssen alle Standorte zertifiziert werden?

Nein. Es ist durchaus möglich, nur einen von mehreren Standorten zertifizieren zu lassen. Dieser wird auf dem QUALITY OFFICE-Zertifikat vermerkt. Die Verwendung des QUALITY OFFICE-Zeichens ist jedoch immer nur für zertifizierte Standorte zulässig.

Werden alle im Rahmen der Selbstauskunft abgefragten Alternativen zur Zertifizierung herangezogen?

Nicht grundsätzlich. Voraussetzung für die Zertifizierung ist, dass der Antragsteller in der Lage ist, seinen Kunden die wichtigsten Aspekte der Arbeitsplatz- und Raumgestaltung in physisch erlebbarer Form zu präsentieren. Dies kann in einem Mix aus eigenen Flächen und Räumlichkeiten von Herstellern oder Kunden erfolgen. Wenn die eigene Ausstellung geeignet ist, eine umfangreiche Beratung durchzuführen und die Potenziale guter Büroeinrichtungen erlebbar zu machen, ist dies für eine Zertifizierung ausreichend. In diesen Fällen ist es nicht notwendig, die ergänzenden Fragen zu Fremdausstellungen oder gelegentlich als erweiterter Showroom genutzter Kundenräume zu beantworten.

Warum muss die Zertifizierung eine eigene Komponente (eigene Ausstellung oder für den Kunden zugängliche eigene Arbeitsplätze des Fachhändlers und seiner Mitarbeiter) enthalten?

Der Einfluss auf die Gestaltung der eigenen Ausstellungsfläche bzw. der eigenen Arbeitsplätze ist weit größer als die Möglichkeiten, fremde Räumlichkeiten zu gestalten bzw. zu verändern. Außerdem dient es der Glaubwürdigkeit des Fachhandels, wenn Kunden sehen können, wie eigene Arbeitsplätze eingerichtet wurden bzw. worauf bei der Gestaltung der eigenen Ausstellungsflächen Wert gelegt wurde.

Warum müssen mindestens zwei Mitarbeiter eine Zertifizierung als QUALITY OFFICE-Consultant haben?

Grundsätzlich gilt: 50 % aller Mitarbeiter im Vertriebs-Außendienst – mindestens aber zwei Personen – müssen eine Zertifizierung als QUALITY OFFICE-Consultant nachweisen. Diese Forderung liegt darin begründet, dass sich der Kunde in Fällen von Krankheit, Urlaub oder auch bei einem Arbeitsplatzwechsel des zertifizierten Mitarbeiters darauf verlassen können muss, dass jederzeit ein kompetenter Berater zur Verfügung steht.

Müssen die Fachberater-Zertifikate eingereicht werden?

Nein, diese liegen den Prüfern des Qualitätsforum Büroeinrichtungen vor. Die namentliche Nennung der zertifizierten Mitarbeiter ist ausreichend.

Kann der Zertifizierungsantrag auch gestellt werden, wenn noch nicht alle Unterlagen komplett sind?

Ja. Die Prüfung der Unterlagen kann auch dann erfolgen, wenn einzelne Komponenten noch fehlen. Dies gilt z. B., wenn noch keine ausreichende Zahl von Mitarbeitern eine Prüfung zum QUALITY OFFICE-Fachberater abgelegt hat. Die Ausstellung des Fachhandels-Zertifikats erfolgt dann, nachdem die fehlenden Unterlagen eingereicht wurden.

Wie lange dauert die Bearbeitung der Zertifizierungsanträge?

Dazu haben wir leider noch keine Erfahrungswerte. Wir sind jedoch bemüht, Prüfungen schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb von zwei Monaten abzuschließen.

Wie funktioniert die Verlängerung der Zertifikate nach drei Jahren und was wird sie kosten?

Es wird ein vereinfachtes Verfahren geben. Mit Hilfe eines kurzen Fragebogens werden dann relevante Veränderungen im Unternehmen – insbesondere hinsichtlich der Personalsituation – erfasst. Die Kosten für die Verlängerung um weitere drei Jahre werden nach heutigem Stand max. 500 Euro betragen.